Zastupitelstvu města Česká Lípa byla předložena studie Adaptace kulturního domu Crystal pro potřeby městské knihovny. Zastupitelstvo města Česká Lípa následně uložilo ORMI zajistit zpracování právního posouzení možných postupů zadání zpracování projektové dokumentace z hlediska autorského práva a předložit tyto závěry k novému posouzení zastupitelstvu města.
Investiční akci "Adaptace KD Crystal pro účely městské knihovny" připravuje ORMI již od roku 2008. V témže roce bylo několika projektovým atelierům zadáno zpracování studie možnosti využití volných prostorů v KD Crystal pro potřeby městské knihovny. Na základě předložených studií vybralo zastupitelstvo města na zasedání v červnu 2009 jako nejzdařilejší studii architektů Jiřího Janďourka a Jany Medlíkové a pověřilo ORMI pokračováním v přípravě investiční akce. Studie architektů Janďourka a Medlíkové řešila adaptaci nejkomplexněji, kdy pro potřeby knihovny využívala i terasu na jižním průčelí objektu, na které byla dle návrhu umístěna nástavba. Dále studie prosvětlovala prostory knihovny pultovým světlíkem. V rámci přípravy investiční akce však k této studii ORMI obdržel nesouhlasné stanovisko Památkového ústavu, který návrh posuzoval z důvodu umístění objektu v památkové zóně. Z hlediska památkové ochrany je nepřípustná zejména výše zmíněná nástavba a pultový světlík. Vzhledem k existenci autorských práv byl v rámci přípravy kontaktován autor původního projektu objektu KD Crystal Prof. Ing. arch. akad. arch. Jiří Suchomel, který se k navrženým změnám exteriéru objektu vyjádřil také negativně. Zároveň autor původního projektu sdělil zástupcům ORMI, že má zájem se podílet na zpracování projektové dokumentace výše uvedené investiční akce. ORMI projednal tento požadavek s autory vybrané studie, kteří vytvořili s autorem původního projektu autorský tým Jiří Janďourek, Jana Medlíková, Jiří Suchomel. ORMI zároveň obdržel od autorského týmu nabídku na přepracování studie dle požadavků památkářů.
Cenová nabídka obsahovala i variantu přepracování studie včetně řešení rekonstrukce obvodového pláště. Materiál obsahující nabídku projekčních prací a způsob zadání zakázky byl předložen radě města v březnu 2011. Jelikož je na objektu původní obvodový plášť i původní střešní krytina, které nesplňují současné tepelně technické požadavky, bylo radě města doporučeno vybrat variantu studie, která řeší i výměnu stávajícího obvodového pláště. Na základě usnesení rady města tak zadal ORMI zpracování studie včetně řešení obvodového pláště projektovému týmu Jiří Janďourek, Jana Medlíková, Jiří Suchomel.
Cílem zadané studie tedy bylo prověření možnosti začlenění provozu městské knihovny do nevyužitého prostoru kulturního domu Crystal při zachování provozu velkého sálu a kinosálu a při zachování stávající hmoty objektu kulturního domu. Dalším úkolem studie bylo posouzení stávajícího obvodového pláště budovy s unikátním systémem akumulace slunečního tepla a návrh nového obvodového pláště budovy s cílem snížení energetické náročnosti objektu. Nová studie adaptace kulturního domu pro potřeby městské knihovny upravuje původně navrženou vnitřní dispozici objektu včetně úpravy vstupního foyer objektu. Zároveň studie řeší návrh nového obvodového pláště. Na jižní stranu umísťuje fasádní systém z fotovoltaických panelů, který však zároveň zachovává původní systém akumulace slunečního tepla. Součástí studie je zároveň orientační propočet nákladů investiční akce včetně nabídky projektových prací.
Celkové předpokládané náklady investiční akce byly zpracovateli studie odhadnuty na 109 mil. Kč bez DPH tj. 130,5 mil. Kč včetně DPH. Celkové předpokládané náklady investiční akce zahrnují náklady na projektové práce ve výši 4,03 mil. Kč bez DPH, náklady na stavební objekty ve výši 85,689 mil Kč bez DPH, náklady na vnitřní vybavení objektu, mobiliář a umělecká díla ve výši 8,27 mil Kč bez DPH a vedlejší náklady včetně rezervy ve výši 10,28 mil Kč. bez DPH.
Na přípravu investiční akce bylo v rozpočtu ORMI na rok 2011 vyčleněno 3 mil. Kč, z nichž je v současnosti vyčerpáno 375.800,- Kč na výše zmíněnou studii. Nabídka autorského týmu Janďourek, Medlíková, Suchomel na projektové práce činí 4.030.000,- Kč. Tato nabídka zahrnuje všechny stupně dokumentace nezbytné k realizaci stavby i autorský dozor v průběhu stavby. Vzhledem k náročnosti projektu i jedinečnosti původního systému vytápění s využitím solární energie, není vhodné další projektové práce jakýmkoli způsobem dělit. „Vzhledem ke stavebně technickému stavu objektu, zejména nevyhovujícímu stavu střešní krytiny a vnitřních instalací, bude nutné do údržby a oprav objektu KD Crystal v následujícím období v každém případě investovat, aby nedocházelo k chátrání objektu a zhoršování jeho technického stavu,“ říká starostka Hana Moudrá.
S ohledem na tyto skutečnosti a vývoj přípravy investiční akce jsou možné dvě varianty zadání projektových prací.
Varianta č. 1
První variantou zadání projektových prací je zadání projektovému týmu Janďourek, Medlíková, Suchomel, který zpracoval výše uvedenou studii, a využít tak i autorských práv Prof. Ing. arch. akad. arch. Jiřího Suchomela na původní projekt objektu KD Crystal dle zákona 121/2000 Sb., autorský zákon. Projektové práce by byly zadány tzv. jednacím řízením bez uveřejnění, které je možné využít v případě existence důvodů technických či uměleckých k ochraně výhradních práv. ORMI by v takovém případě vypracoval zadávací podmínky jednacího řízení bez uveřejnění, které by byly předloženy k odsouhlasení radě města. Výsledná nabídka včetně návrhu smlouvy o dílo by byla předložena k odsouhlasení zastupitelstvu města. V současnosti předložená předběžná nabídka tohoto autorského týmu činí 4,03 mil Kč a je s ohledem na rozsah prací nižší, než je odhad ceny projektových prací dle honorářového řádu České komory architektů. „V rámci jednacího řízení samozřejmě ještě může dojít ke změně této nabízené ceny. Cena může být uchazečem na základě jednání snížena, může však dojít i ke zvýšení ceny na základě vyšších nároků zadavatele na zpracovanou dokumentaci,“ vysvětluje dále H. Moudrá. Přestože v této variantě mohou být náklady na zpracování projektové dokumentace vyšší, může být variantou podstatně jednodušší z hlediska přípravy stavby i následné realizace a zároveň může být i variantou ekonomičtější, protože žijící autor původního návrhu objektu, Prof. Suchomel, uplatňuje svoje autorská práva k návrhu a veškeré zásadní úpravy objektu tak podléhají schválení tohoto autora.
Varianta č. 2
Druhou variantou zadání projektových prací je zadání dle § 27 zákona č. 167/2006 Sb. o veřejných zakázkách. Jedná se o tzv. otevřené řízení, v rámci kterého je zveřejněna zadávací dokumentace prostřednictvím Informačního systému veřejných zakázek a ve výběrovém řízení může podat nabídku neomezený počet uchazečů. Tento typ zadání prací obvykle přináší nižší nabídkovou cenu. Jelikož však existují autorská práva autora původního projektu, mohou nastat problémy v případě, že nejvýhodnější nabídku předloží jiný subjekt než autor původního návrhu. V takovémto případě podléhají veškeré změny schválení autora původního návrhu. Nejedná se pouze o změny exteriéru a interiérů budovy. V tomto případě se může jednat i o zásahy do původního systému vytápění a větrání objektu, který autor projektu považuje za unikátní. Pokud se tedy autor úprav objektu neshodne s autorem původního návrhu, může dojít ke komplikacím při jednání a tím i ke značnému prodloužení doby přípravy stavby. K autorským problémům při realizaci stavby může dojít i v případě odsouhlasení projektu stavebních úprav autorem původního návrhu objektu, protože je po právní stránce velmi obtížné určit, kdo bude oprávněn na stavbě provádět autorský dozor – zda autor původního projektu či autor projektu nového, podle něhož bude vydáno stavební povolení na provádění stavebních úprav. V rámci stavby jsou totiž oba projektanti oprávněni uplatňovat autorská práva na svůj projekt a tudíž se i vyjadřovat ke sporným záležitostem v průběhu stavby i k následným úpravám a změnám již realizovaného projektu. V takovém případě tedy může dojít ke sporům, v nichž se město může stát jakýmsi rukojmím obou projektantů a jako vlastník stavby bude muset řešit velmi složitou právní situaci.
V případě pokračování přípravy investiční akce bude třeba na konci roku 2011 převést nevyčerpané prostředky do rozpočtu roku 2012, neboť není reálné, aby byl takto náročný projekt dokončen ještě v letošním roce. V roce 2012 bude zároveň nutné tuto položku posílit o další prostředky, jelikož i cena projektových prací v případě zadání dle varianty 2 s největší pravděpodobností přesáhne 2,6 mil. Kč, které v současnosti v rozpočtu ORMI na zpracování projektu zbývají.